DATA VALIDATION – CÔNG CỤ QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT DỮ LIỆU NHẬP HỮU HIỆU NHẤT

Home / Ứng dụng / DATA VALIDATION – CÔNG CỤ QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT DỮ LIỆU NHẬP HỮU HIỆU NHẤT

Khi xây dựng bảng tính trong Excel, bạn sẽ gặp một số trường hợp yêu cầu dữ liệu nhập là giá trị cụ thể được giới hạn trong một phạm vi nào đó. Vậy làm sao để bạn có thể kiểm soát dữ liệu nhập vào theo đúng yêu cầu? Làm sao để Excel tự thông báo lỗi khi bạn nhập sai dữ liệu? Data Validation là tính năng trong Excel sẽ giúp chúng ta xử lý vấn đề này.

Trong ví dụ này, Coffee Excel sẽ giới hạn giá trị nhập vào là số nguyên trong khoảng từ 0 đến 10

Bước 1:

Chọn ô/vùng dữ liệu cần kiểm soát

Data Validation

Bước 2:

Chọn tab Data, rồi chọn Data Validation trong nhóm Data, hộp thoại Data Validation sẽ xuất hiện

 

Data ValidationData Validation

Bước 3:

Ở tab Settings ta tiến hành các tùy chọn sau

Bước 3.1

Ở list Allow, click chọn Whole number. Các tùy chọn khác ở mục Allow sẽ được giới thiệu và giải thích ở cuối bài viết.

Bước 3.2

Ở list Data, click chọn  Between.

Bước 3.3

Nhập giá trị vào ô  Minimum Maximum

 

Bước 4:

Tiếp tục tiến hành các thao tác ở tab Input Message, ở đây khi chỉnh sửa thì khi bạn để trỏ chuột ở những ô/ vùng này thì thông báo sẽ hiện lên

Bước 4.1

Tích chọn  ‘Show input message when cell is selected’

Bước 4.2

Nhập nội dung tiêu đề hiển thị ở mục Title

Bước 4.3

Nhập nội dung thông báo ở mục Input message

Data Validation

Bước 5:

Nếu như bạn nhập dữ liệu sai với quy định thì sẽ hiện lên bảng thông báo, tab Error Alert sẽ là nơi bạn có thể chỉnh sửa nội dung thông báo đó. Chính vì vậy nếu bạn không muốn phức tạp có thể bỏ qua các bước 5.2, 5.3 nhé

Bước 5.1

Tích chọn ‘Show error alert after invalid data is entered’.

Bước 5.2

Nhập tiêu đề ở mục Title

Bước 5.3

Nhập nội dung thông báo theo ý muốn ở mục Error message

Bước 5.4

Nhấn OK để hoàn thành thao tác

Data Validation

Và kết quả là nếu bạn cố tình nhập dữ liệu lớn 10 hay nhỏ hơn 0 như 11, 14 thì sẽ hiện lên thông báo (mặc định chưa qua chỉnh sửa) như dưới đây

Data Validation

Lưu ý: Để loại bỏ việc kiểm soát dữ liệu nhập, các bạn chọn ô/ vùng dữ liệu rồi chọn tab Data, ở nhóm Data Tools, click chọn Data Validation, và sau đó click chọn Clear All.

Muốn sử dụng tốt thì bạn phải hiểu rõ về chúng, chính vì thế ngoài hướng dẫn những cách nhanh nhất, ngắn gọn nhất Coffee Excel còn thông tin đến các bạn về các chứ năng, tùy chọn liên quan để các bạn có thể linh hoạt trong quá trình thao tác, sử dụng excel. Các tùy chọn xuất hiện ở list Allow:

Whole number: chức năng này chỉ cho phép nhập dữ liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi,… sẽ bị báo lỗi. Sử dụng khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, điểm, …Khi chọn Whole number, chức năng Dataxuất hiện cho phép giới hạn phạm vi giá trị nhập.

Equal to (not equal to): chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Valuevà có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức.

Greater than (Greater than or equal to): chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn chỉ định. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimumvà có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức. Ngược lại với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Decimal: chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân. Cách thực hiện tương tự đối với Whole number.

List: chỉ cho phép nhập dữ liệu từ một danh sách sẵn có. Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác.

Hạn chế của chức năng List là không tự động tìm đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc tìm sẽ mất nhiều thời gian.

Date: chức năng này chỉ cho phép nhập giá trị ngày, việc điều khiển miền giá trị nhập giống như đối với Whole number.

  • Text length: Cho phép nhập dữ liệu là chuỗi có độ dài xác định, việc thiết lập chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number.

Như vậy là nhà mình đã biết cách sử dụng Data Validation để kiểm soát việc nhập dữ liệu trong Excel rồi nhé, cách này sẽ giúp chúng ta kiểm soát được việc nhập liệu nhất là khi đưa cho nhiều người khác nhau nhập liệu trong Excel.

Tác giả: Thơ Trần from Coffee Excel

Phần 2: Hướng dẫn sử dụng Slicers
DATA VALIDATION ĐỘNG - TẠO DANH SÁCH PHỤ THUỘC VÀO DANH SÁCH KHÁC

Bài viết liên quan

Sống và làm việc hết mình, hay viết về ti tỉ thứ trên đời. Tìm hiểu và viết về Ecxel là một niềm đam mê

Read more:
Đồ thị quạt
Thủ thuật Excel: Tạo Đồ thị quạt (fan chart) trong Excel

Đồ thị quạt (fan chart hay uncertainty chart) là một đồ thị để thể hiện giá trị lịch sử đồng...

Close