Thủ thuật Excel: Liên kết file Excel và Word

Home / Excel / Thủ thuật Excel: Liên kết file Excel và Word

Đối với các bạn làm ngành kiểm toán, có một công việc khá…tay chân mà chúng ta thường hay phải làm là lấy số liệu từ Excel dán sang Word để in báo cáo vì việc in từ Excel thường không đẹp lắm. Và có một vấn đề là sau khi dán xong hết rồi thì…đổi số làm cho chúng ta phải…làm lại từ đầu. Ý tưởng ở đây là chúng ta Liên kết file Excel và Word như việc chúng ta liên kết dữ liệu từ nhiều file Excel lại với nhau và dữ liệu sẽ được cập nhật tự động khi dữ liệu trên file Excel thay đổi.

Liêt kết file Excel và Word

Để Liên kết file Excel và Word, chúng ta làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô cần Liêt kết trong Excel, chọn [Ribbon] Home -> Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để copy

Bước 2: Chọn vị trí cần dán liên kết trong file Word, chọn [Ribbon] Home, Group Clipboard, mũi tên bên dưới nút Paste -> chọn 1 trong 2 nút Link and Keep Source Formatting hoặc Link and Merge Formatting

Liên kết file Excel và Word - Link Paste

2 nút này có ý nghĩa như sau:

Link and Keep Source Formatting: Dán link và sử dụng định dạng của file nguồn (file Excel)

Link and Merge Formatting: Dán link và sử dụng định dạng của file đích (file Excel)

Ngoài ra, chúng ta có thể chọn Paste Special, lúc này chúng ta còn cón nhiều lựa chọn hơn nữa.

Liên kết file Excel và Word - Paste Special

Khi vào cửa số Paste Special, chúng ta chọn Paste Link, để an toàn thì chúng ta chọn Unformatted Unicode Text.

Như vậy, dữ liệu của chúng ta sẽ được Liên kết file Excel và Word, chúng ta thấy sự khác biệt giữa dữ liệu được Liên kết file Excel và Word là khi chọn vùng đó thì sẽ hiện lên 1 khung màu xám.

Liên kết file Excel và Word - Paste Link

Field Codes khi Liên kết file Excel và Word

Field Codes là mã để định dạng dữ liệu trong Word khi Liêt kết file Excel và Word, Field Codes này cũng xuất hiện khi sử dụng.

Để xem Field Codes, trong file Word, chúng ta nhấn tổ hợp phím ALT + F9 để mở Field Codes.

Liên kết file Excel và Word - Field Codes

Đoạn LINK Excel.Sheet.12 “Book1” “Sheet1!R1C1 này của Field Codes thể hiện việc dữ liệu được Liêt kết file Excel và Word thể hiện địa chỉ của ô Excel. Các ký hiệu a p t thể hiện các điều kiện khi Liêt kết file Excel và Word. Các ký hiệu có ý nghĩa như sau:

a            :               Cập nhật dữ liệu 1 cách tự động

p           :               Hiển thị dữ liệu dạng hình ảnh

t            :               Hiển thị dữ liệu dạng văn bản

u           :               Hiển thị dữ liệu dạng Unformatted Unicode Text

Cập nhật và Điều chỉnh Liêt kết file Excel vào Word

Chúng ta có các cách Cập nhật Liêt kết file Excel vào Word như sau:

Cập nhật tự động khi mở file

Khi chúng ta mở file Word, Word sẽ tự động hiện thông báo hỏi chúng ta có muốn cập nhật dự liệu 1 cách tự động hay không như thế này:

Liên kết file Excel và Word - Update when Openning

Nếu chúng ta chọn Yes, dữ liệu sẽ tự động cập nhật, còn không thì sẽ sử dụng dữ liệu cũ. Nếu chúng ta chọn Yes để cập nhật dữ liệu, kinh nghiệm cho thấy chúng ta nên mở sẵn file Excel nguồn để đảm bảo an toàn, việc cập nhật không bị mất dữ liệu hay bị lỗi.

Cập nhật thủ công khi cần thiết

Nếu chúng ta muốn thủ công cập nhật 1 vùng dữ liệu nhất định trong file Word, chúng ta chỉ cần nhấp chuột phải (Right Click) vào vùng dữ liệu cần cập nhật và chọn Update Link

Liên kết file Excel và Word - Update on Demand

Lúc này, chúng ta cũng cần lưu ý khi cập nhật dữ liệu thì nên mở file Excel nguồn để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.

Điều chỉnh Liêt kết

Để mở cửa số Links đẻ Điều chỉnh Liên kết, chúng ta có 2 cách: (1) [Ribbon] File -> Info -> Edit Links to Files (lựa chọn này nằm ở góc dưới bên phải của khung Word và chỉ hiện ra khi chúng ta đã Save file) (2) Nhấn lần lượt các phím Alt, E, K

Liên kết file Excel và Word - Edit Links to Files

Lúc này, chúng ta có cửa sổ sau:

Liên kết file Excel và Word - Links Windows

Trong cửa sổ Link, chúng ta có các lựa chọn như Break Links, Edit Links, thay đổi Source, etc

Lưu ý

Khi sử dụng tính năng này để Liêt kết file Excel và Word, theo kinh nghiệm cá nhân thì chúng ta cần lưu ý những điều sau:
1. Khi chúng ta thêm dòng, cột trong file Excel thì phía Word không tự thay đổi. Điều này có thể làm cho Liêt kết của chúng ta bị sai. Như vậy, cần chốt vị trí các giá trị trong file Excel trước rồi hãy dán Liêt kết sang Word.
2. Nếu chúng ta thay đổi tên hoặc đường dẫn của file Excel thì Word cũng không hiểu được. Lúc này, chúng ta có thể sử dụng nút Change Source… trong cửa sử Links để chọn lại file Excel mới làm file nguồn.
3. Để cho an toàn, khi cần Update dữ liệu, chúng ta nên mở cả file Word và file Excel nguồn để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.

Nguồn: Excel off the Grid

Dịch và Hiệu đính: Coffee Excel

Thủ thuật Excel: Tự động mở file khi khởi động Excel
Thủ thuật Excel: Liên kết file Excel và PowerPoint

Bài viết liên quan

Professionals in Finance, Accounting, Auditing. A financial, accounting, auditing Excel lovers.

Read more:
Excel for CEO
Quà tặng từ Coffee Excel: Excel for CEO

Quà tặng của ngày hôm nay của Coffee Excel là quyển sách "Excel for CEO" của tác giả P.K. Hari....

Close