Thủ thuật Excel: Liên kết file Excel và PowerPoint

Home / Excel / Thủ thuật Excel: Liên kết file Excel và PowerPoint

Trong một số trường hợp, chúng ta tạo 1 file PowerPoint và có đồ thị hoặc thông tin từ Excel. Lúc này, chúng ta muốn có thể Liên kết file Excel và PowerPoint để dữ liệu có thể cập nhật tự động trong file PowerPoint khi file Excel thay đổi.

Liêt kết file Excel và PowerPoint

Để Liêt kết file Excel và PowerPoint, chúng ta làm các bước sau

Bước 1: Chọn ô hoặc file Excel cần Liêt kế, nhấn Copy để sao chép ô đó

Bước 2: Mở PowerPoint, chọn vị trí mà chúng ta muốn liên kết. Sau đó chọn [Ribbon] Home -> Group Clipboard -> nút mũi tên bên dưới Paste -> Paste Special

Liên kết file Excel và PowerPoint - Paste Special

Bước 3: Trong cửa sổ Paste Special hiện ra, chọn Paste Link, chọn Microsoft Excel Worksheet Object.

Liên kết file Excel và PowerPoint - Paste Links

Chúng ta sẽ có kết quả Liêt kết file Excel và PowerPoint thành 1 bảng như trong hình sau:

Liên kết file Excel và PowerPoint

Cập nhật và Điều chỉnh Liên kết file Excel và PowerPoint

Tương tự như việc Liên kết file Excel và Word trong bài viết “Thủ thuật Excel: Liêt kết file Excel và Word”,  chúng ta có 3 trường hợp sau:

Cập nhật file mở file PowerPoint

Khi mở file PowerPoint, PowerPoint sẽ tự động hỏi chúng ta là chúng ta có muốn tự động cập nhật dữ liệu từ file Excel nguồn hay không. Lúc này, trong cửa sổ Microsoft PowerPoint Security Notice, chúng ta chọn Update Links để cập nhật dữ liệu.

Liên kết file Excel và PowerPoint - Update when openning

Nếu chúng ta chọn Cancel thì PowerPoint sẽ không tự cập nhật mà sẽ giữ nguyên giá trị cũ của lần trước. Chúng ta cũng cần lưu ý rằng, khi cập nhật dữ liệu, chúng ta nên mở file Excel nguồn chứa dữ liệu để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra như đứng máy, hoặc lỗi khi cập nhật dữ liệu.

Cập nhật dữ liệu thủ công

Nếu chúng ta muốn thủ công cập nhật 1 vùng dữ liệu nhất định trong file PowerPoint, chúng ta chỉ cần nhấp chuột phải (Right Click) vào vùng dữ liệu cần cập nhật và chọn Update Link

Liên kết file Excel và PowerPoint - Update LInks on Demand

Ngoài ra, trong Menu này còn có lựa chọn điều chỉnh dữ liệu nguồn.

Cập nhật và Điều chỉnh Liên kết file Excel và PowerPoint với cửa sổ Links

Để mở cửa số Links đẻ Điều chỉnh Liên kết, chúng ta có 2 cách: (1) [Ribbon] File -> Info -> Edit Links to Files (lựa chọn này nằm ở góc dưới bên phải của khung PowerPoint và chỉ hiện ra khi chúng ta đã Save file) (2) Nhấn lần lượt các phím Alt, E, K

Liên kết file Excel và PowerPoint - Edit Links

Trong cửa sổ Links, chúng ta có nhiều tình năng có thể sử dụng như Update Links, Change Source….

Liên kết file Excel và PowerPoint - Links Window

Lưu ý

Khi sử dụng tính năng này để Liêt kết file Excel và PowerPoint, theo kinh nghiệm cá nhân thì chúng ta cần lưu ý những điều sau:
1. Khi chúng ta thêm dòng, cột trong file Excel thì phía PowerPoint không tự thay đổi. Điều này có thể làm cho Liêt kết của chúng ta bị sai. Như vậy, cần chốt vị trí các giá trị trong file Excel trước rồi hãy dán Liêt kết sang PowerPoint.
2. Nếu chúng ta thay đổi tên hoặc đường dẫn của file Excel thì PowerPoint cũng không hiểu được. Lúc này, chúng ta có thể sử dụng nút Change Source… trong cửa sử Links để chọn lại file Excel mới làm file nguồn.
3. Để cho an toàn, khi cần Update dữ liệu, chúng ta nên mở cả file PowerPoint và file Excel nguồn để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.

Nguồn: Excel off the Grid

Dịch và Hiệu đính: Coffee Excel

Thủ thuật Excel: Liên kết file Excel và Word
Quà tặng từ Coffee Excel: Công thức và Hàm Excel 97 - 2013

Bài viết liên quan

Professionals in Finance, Accounting, Auditing. A financial, accounting, auditing Excel lovers.

Read more:
xử lý văn bản
TOP 14 TUYỆT CHIÊU XỬ LÝ VĂN BẢN TRONG EXCEL (PHẦN 2)

Việc xử lý văn bản (Text) trong Excel là một vấn đề khá đau đầu trong Excel, vốn là 1...

Close