Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật giúp bạn trở thành chuyên gia Excel

Home / Thủ thuật / Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật giúp bạn trở thành chuyên gia Excel

Sau khi phát triển phần mềm Excel phiên bản 2010, Microsoft đã đem lại nhiều điều bất ngờ hơn bao giờ hết. Để có thể xử lí hàng tấn dữ liệu lớn, bạn không thể bỏ qua vai trò quan trọng của Excel trong công việc hàng ngày. Tuy nhiên, cho cả người mới bắt đầu và người thành thạo Excel, vẫn còn rất nhiều lời khuyên hữu ích và thủ thuật không thể bỏ qua. Dưới đây là 20 tuyệt chiêu Excel bí mật về bảng tính cực hữu ích có thể bạn chưa biết. Xin lưu ý rằng tất cả các chức năng này được thực hiện trên Microsoft Excel 2010.

1. Một cú nhấp chuột để chọn tất cả

Có thể bạn biết cách làm thế nào để chọn tất cả bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A, nhưng ít ai biết rằng chỉ với một cú nhấp chuột vào nút ở góc bảng tính, tất cả các dữ liệu sẽ được lựa chọn chỉ trong vài giây.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - chọn toàn bộ Sheet

2. Mở tập tin Excel với số lượng lớn

Thay vì tập tin mở từng cái một khi bạn có nhiều tập tin mà bạn cần phải xử lý, có một cách tiện dụng để mở tất cả chúng với một cú nhấp chuột. Chọn các tập tin bạn muốn mở sau đó nhấn phím Enter trên bàn phím, tất cả các tập tin sẽ mở cùng một lúc.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - mở nhiều file Excel cùng lúc

3. Dịch chuyển giữa các bảng tính khác nhau

Khi bạn có những bảng tính khác nhau đang mở, thật là phiền phức khi phải di chuyển liên tục giữa chúng vì đôi khi làm việc nhầm trang tính có thể làm hỏng toàn bộ dự án. Sử dụng Alt + Tab, bạn có thể chuyển đổi giữa các tập tin Excel khác nhau một cách tự do. Chức năng này cũng được áp dụng cho các tập tin khác như các tab Windows khác nhau trong Firefox khi sử dụng Windows 7.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Alt Tab

4. Tạo một New Shortcut menu

Thông thường có ba phím tắt trong trình đơn trên, đó là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt, như Copy và Cut, bạn có thể thiết lập chúng như sau:

File-> Options-> Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang bên phải, lưu nó. Bạn sẽ thấy có hai phím tắt được thêm vào trong trình đơn trên.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Quick Access Toolbar

5. Thêm một đường chéo vào ô

Ví dụ như khi tạo một danh sách địa chỉ bạn cùng lớp, bạn có thể cần một đường chéo trong ô đầu tiên để tách các thuộc tính khác nhau của các hàng và cột. Làm thế nào để tạo ra nó?

Mọi người đều biết rằng Home->Font-> Borders  có thể thay đổi đường viền khác nhau cho một ô thậm chí là thêm nhiều màu sắc khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn bấm More Borders, sẽ có nhiều bất ngờ dành cho bạn như là một đường chéo vừa rồi. Click chọn và lưu lại, bạn có thể làm được điều mình muốn ngay lập tức.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Cross Line

6. Thêm nhiều hơn một hàng hoặc cột mới

Bạn có thể biết cách để thêm một hàng mới hoặc cột, nhưng thực sự mất rất nhiều thời gian nếu bạn cần phải chèn nhiều hơn một hàng hoặc cột bằng cách lặp lại X số hành động lần. Cách tốt nhất là kéo và chọn X hàng hoặc cột (X là hai hoặc nhiều hơn) nếu bạn muốn thêm hàng hoặc cột X ở trên hoặc bên trái. Nhấp chuột phải vào các hàng hoặc cột tô đậm và chọn Insert . Hàng mới sẽ được chèn vào phía trên dòng hoặc bên trái của cột đầu tiên bạn chọn.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Chèn nhiều dòng, cột

7. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng

Nếu bạn muốn di chuyển một cột dữ liệu trong một bảng tính, bạn có thể thực hiện nhanh bằng cách chọn cột và di chuyển con trỏ đến đường biên để con trỏ hiển thị biểu tượng mũi tên chéo, kéo chuột để di chuyển các cột một cách tự do. Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu, bạn có thể nhấn nút Ctrl trước khi bạn kéo chuột để di chuyển; cột mới sẽ sao chép tất cả các dữ liệu được chọn.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Move Row, Column

8. Xóa ô trống một cách nhanh chóng

Vì nhiều lí do mà một số dữ liệu mặc định sẽ được để trống. Nếu bạn cần xóa chúng để duy trì độ chính xác, đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình, cách nhanh chóng là lọc ra tất cả các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Chọn cột mà bạn muốn lọc, vào Data => Filter, chọn Select All và chọn Blanks. Tất cả các ô trống sẽ hiển thị ngay lập tức. Bạn chỉ cần chọn các ô trống, nhấn chuột phải chọn Delete, tất cả ô trống sẽ được gỡ bỏ.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Delete Cells

9. Tìm kiếm với kí tự đại diện

Bạn có thể biết làm thế nào để kích hoạt tìm kiếm nhanh chóng bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + F, nhưng có hai kí tự đại diện chính – Dấu hỏi (?) và Dấu sao (*) được sử dụng trong bảng tính Excel để kích hoạt tìm kiếm không rõ ràng. Hãy dùng dấu sao để tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ: s*d cho phép tìm thấy “sad” và “started”. Tương tự, dùng dấu hỏi để tìm bất cứ ký tự đơn nào. Ví dụ: s?t tìm thấy “sat” và “set”.

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Use syxtax

10. Tạo một giá trị duy nhất trong một cột

Đối với những dữ liệu ghi nhận thông tin giao dịch theo ngày, tháng,… trong đó lặp lại mã và tên khách hàng, bạn cần có được bảng thống kê trong tháng có những khách hàng nào giao dịch mà không phải làm nhiều thao tác. Có 2 cách để bạn có được thông tin này chỉ trong vòng 10 giây.

Cách 1: Sử dụng Advanced Filter:

Vào Data chọn Advanced Filter. Nhớ chọn Copy to another location và Unique records only, chọn vùng dữ liệu cần lấy giá trị duy nhất (như trường hợp trên thì bôi đen hai cột mã và tên khách hàng, lưu ý chọn cả tiêu đề) và ô cần copy đến. Bạn chỉ cần nhấn Ok, bảng thống kê sẽ hiện ra trong vòng 1 giây.

Cách 2: Sử dụng chức năng Remove Duplicates

Copy các cột cần lọc giá trị duy nhất (cột mã và tên khách hàng) ra một vùng khác.

Vào Data chọn Remove Duplicates. Nhấn Ok. Tổng quá trình này chắc chưa tới 10s nếu bạn biết cách dùng phím tắt để chọn các cột,…

Xem các phím tắt trong Excel tại đây

Top 20 tuyệt chiêu Excel bí mật - Unique records only

Cách khôi phục file chưa save trong Excel, Word và PowerPoint
Thủ thuật Excel - Bật/tắt định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)

Bài viết liên quan

Professionals in Finance, Accounting, Auditing. A financial, accounting, auditing Excel lovers.

Read more:
Làm tròn trong Excel
10 CÁCH ĐỂ LÀM TRÒN TRONG EXCEL (PHẦN 2)

Làm tròn trong Excel là một trong những việc rất quan trọng mà người sử dụng Excel cần sử dụng,...

Close