TOP 3 CÁCH ĐỂ KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐÃ ĐƯỢC SẮP XẾP HAY CHƯA?

Home / Excel / TOP 3 CÁCH ĐỂ KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐÃ ĐƯỢC SẮP XẾP HAY CHƯA?

Hôm nay, Ad của Coffee Excel bị một người bạn hỏi 1 câu hỏi nhỏ? Đó là làm thế nào để kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự hay chưa? Sau khi trả lời câu hỏi của người bạn đó thì Coffee Excel viết bài viết này để giới thiệu các kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp hay chưa trong Excel nhé.

Sau khi suy nghĩ cách để kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp hay chưa, Coffee Excel có 2 ý tưởng như sau

Tạo cột phụ để kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp hay chưa

Ý tưởng đầu tiên để kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp hay chưa là chúng ta sẽ tạo 1 cột phụ. Cột phụ đó sẽ so sánh giá trị trong dòng này với dòng tiếp theo. Nếu đúng thì có nghĩa là dữ liệu của chúng ta đã được sắp xếp theo thứ tự rồi.

Ví dụ, chúng ta xem bảng dữ liệu bên dưới. Ở cột B2, chúng ta sử dụng công thức

=(A2<=A3)*1</p)

Như chúng ta thấy, nếu ô A2 nhỏ hơn ô A3 thì kết quả sẽ là TRUE, sau khi nhân 1 thì sẽ trả về giá trị là 1.

Ngược lại, nếu A2 lớn hơn A3 thì kết quả sẽ là FALSE, sau khi nhân 1 chuyển về số thì kết quả sẽ là 0.

Riêng với ô cuối cùng thì lúc nào mặc định cũng là 1 do ô tiếp theo không có dữ liệu.

Chúng ta chỉ cần làm thêm 1 ô bên ngoài, ví dụ như tại ô E2 với công thức như sau

=PRODUCT(B2:B8)=1

Có nghĩa là nếu nhân tất cả các ô từ B2 tới B8 lại có kết quả là 1 thì sẽ là TRUE tức là dữ liệu đã được sắp xếp và ngược lại là chưa

Như vậy, chúng ta có thể thấy kết quả như sau:

dữ liệu đã được sắp xếp

Hoặc

dữ liệu đã được sắp xếp

Kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp hay chưa mà không cần dùng cột phụ

Ý tưởng thứ 2 của Coffee Excel để kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp hay chưa mà không cần dùng cột phụ. Coffee Excel chia sẻ xíu là khi tìm bất kỳ giải pháp Excel nào thì Coffee Excel cũng luôn tìm cách không dùng cột phụ vì cột phụ sẽ ảnh hưởng đến cấu trúc dữ liệu của file Excel ít nhiều.

Ý tưởng của Coffee Excel là sử dụng công thức mảng như sau:

Trong ô E3, chúng ta nhập công thức:

{=AND(A2:A8<=A3:A9)}

Đây là công thức mảng nên khi nhập chúng ta không cần nhập dấu {} mà chỉ cần nhấn CTRL + SHIFT + ENTER khi nhập xong, Excel sẽ tự thêm cho chúng ta. Lúc này, công thức này có ý nghĩ như sau.

Excel sẽ so sánh mảng A2:A8 với mảng A3: A9, tức là so sánh ô A2 với A3, A3 với A4…cho đến A8 với ô A9. Do đây là hàm AND nên nếu tất cả các giá trị so sánh đều là TRUE thì kết quả hàm mới là TRUE. Lúc này, dữ liệu đã được sắp xếp rồi, còn nếu chỉ cần một trong số các kết quả là FALSE tức là dữ liệu chưa được sắp xếp thì kết quả sẽ là FALSE.

dữ liệu đã được sắp xếp

dữ liệu đã được sắp xếp

Cách này có ưu điểm là chúng ta không cần tạo cột phụ nhưng có yếu điểm là công thức mảng đôi khi hơi bị nặng.

Như vậy, để kiểm tra dữ liệu đã được sắp xếp hay chưa. Coffee Excel có 2 ý tưởng như vậy. Theo bạn, cách nào tốt hơn? Hay bạn có ý tưởng nào khác nữa, hãy comment cho Coffee Excel biết nhé.

Tác giả: Coffee Excel

Quà tặng từ Coffee Excel: Excel Tips, Tricks and Techniques for Accountants
17 THIẾT LẬP – EXCEL SETTINGS - ÍT AI SỬ DỤNG NHƯNG…CỰC MẠNH TRONG EXCEL (PHẦN 1)

Bài viết liên quan

Professionals in Finance, Accounting, Auditing. A financial, accounting, auditing Excel lovers.