Danh sách 8 điều bạn không nên làm khi thao tác trong Excel

Home / Thủ thuật / Danh sách 8 điều bạn không nên làm khi thao tác trong Excel

 

Sau đây là danh sách 8 điều bạn không nên làm khi thao tác trong Excel

1. Kéo thanh cuộn đến hàng cuối cùng trong một bảng dữ liệu quá nhiều dòng/cột

Hãy quên chuyện di chuyển trong trang tính bằng thanh cuộn đi, phím tắt Ctrl + Phím mũi tên LÊN/XUỐNG/TRÁI/PHẢI sẽ giúp bạn di chuyển đến hàng cuối cùng (Down Arrow), hàng đầu tiên (Up Arrow), cột cuối cùng (Right Arrow), cột đầu tiên (Left Arrow) trong vòng một nốt nhạc cho dù đang đứng ở bất cứ ô nào.

2. Bôi đen một khu vực lớn bằng chuột

Tương tự như việc sử dụng thanh cuộn, hãy nhấn tổ hợp phím:

Shift + Up / Down / Left / Right Arrow – bôi đen một khu vực

Ctrl + Shift + Up / Down / Left / Right Arrow – bôi đen toàn bộ trang tính

Và quên con chuột của bạn đi!

3. Chọn từng ô và sửa từng ký tự khi mà bạn cần thay thế ký tự đó trong tất cả các ô

Sếp của bạn sẽ không hài lòng vì cách làm này tốn nhiều thời gian và kém hiệu quả. Trong trường hợp này, chỉ cần sử dụng công cụ thay thế bằng cách bôi đậm khu vực cần sửa, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H, sau đó ghi chú rõ nội dung thay thế vào cửa sổ vừa hiện.

không nên làm

4. Bạn phải bôi đỏ những ô có giá trị dưới 2000 và quyết định làm nó theo cách thủ công

Những lúc như vậy, luôn có CONDITIONAL FORMATTING giúp bạn. Chọn khu vực bạn muốn làm việc, trong thanh công cụ chính chọn Conditional Formatting và lựa chọn điều kiện phù hợp.

không nên làm

không nên làm

5. Xóa những khoảng trống thừa trong chuỗi ký tự bằng tay

Giả sử bạn có một danh sách họ tên dài, và trước giữa các từ có nhiều khoảng trống khác nhau. Bạn không cần phải xóa từng khoảng trống bằng tay. Hãy dùng TRIM ().

Ví dụ: =TRIM(A2) – Xóa các khoảng trống thừa trong ô A2

không nên làm

6. Không thể xóa những giá trị trùng lặp

Sai rồi! Sự thật là có rất nhiều cách để xóa những giá trị trùng lặp này, và cách dễ nhất là: chọn khu vực bạn muốn xóa giá trị trùng lặp, vào thanh công cụ Data chọn REMOVE DUPLICATES, đánh dấu tick vào cột có giá trị trùng cần loại bỏ  và nhấn Ok.

không nên làm

7. Chuyển một chuỗi giá trị từ hàng sang cột bằng cách sao chép thông thường

Hãy làm nó đơn giản hơn bằng cách: chọn chuỗi giá trị, nhấn Ctrl + C, sau đó chọn một ô tính, nhấn chuột phải và chọn PASTE SPECIAL – TRANSPOSE

không nên làm

8. Ẩn các hàng bằng cách kéo chiều cao của hàng xuống nhỏ nhất có thể

Quên chuyện đó đi, có hai cách cực dễ giúp bạn giả quyết vấn đề này:

  • Ẩn các hàng: chọn các hàng cần ẩn, nhấn chuột phải và chọn Hide

không nên làm

  • Nhóm các hàng lại: chọn các hàng cần nhóm, chọn Group trên thanh công cụ Data

không nên làm

Nguồn: Unitrain ( https://unitrain.edu.vn/8-dieu-ban-khong-bao-gio-nen-lam-trong-excel-neu-khong-muon-bi-sa-thai-ngay-lap-tuc/)

Thủ thuật Excel - Bật/tắt định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Thủ thuật Excel: Top 3 công cụ phân tích trong Excel

Bài viết liên quan

Professionals in Finance, Accounting, Auditing. A financial, accounting, auditing Excel lovers.