TOP 7 CÔNG CỤ MẠNH MẼ NHƯNG NGUY HIỂM TRONG EXCEL

Home / Excel / TOP 7 CÔNG CỤ MẠNH MẼ NHƯNG NGUY HIỂM TRONG EXCEL

Excel là một trong những công cụ văn phòng mạnh mẽ nhất. Các tính năng của Excel có một sự tự động vô cùng lớn, vừa tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, các tính năng này cũng mang lại một mối nguy hiểm “hơi bị to” cho file Excel của chúng ta, chỉ cần 1 thao tác sai lần, file Excel mà chúng ta phải tốn rất nhiều công sức để làm. Hãy cùng Coffee Excel điểm qua top 7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel nhé.

1. Group Worksheet

7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel - Group Worksheet

Công dụng:

Bằng cách chọn nhiều bảng tính, chúng ta có thể chỉnh sửa tất cả các worksheet được chọn cùng một lúc, cực kỳ tiết kiệm thời gian và công sức. Việc chọn nhiều bảng tính cũng được sử dụng để in nhiều bảng tính cùng một lúc, đây quả thật là một tính năng cực kỳ tuyệt vời và tiết kiệm thời gian.

Rủi ro:

Có 2 nguy cơ thường gặp khi sử dụng tính năng này:
1. Chúng ta hay bị quên bỏ chọn các worksheet này. Và sau đó chúng ta lại tiếp tục các thao tác riêng trong 1 sheet. Và tới khi chúng ta phát hiện ra, hậu quả đã cực kỳ nặng nề. Nếu chúng ta lỡ tay nhấn “Save”, hậu quả sẽ càng nghiêm trọng vì chúng ta không Undo được nữa.
2. Các worksheet chúng ta chọn để làm việc cùng lúc có cấu trúc không giống nhau, và việc thao tác cùng lúc nhiều worksheet sẽ làm mọi thứ tứ lung tung lên.
Giải pháp:

Đối với Coffee Excel, chỉ có 1 cách duy nhất là phải cực kỳ cẩn thận khi sử dụng tính năng này. Đồng thời, có một bất lợi khi sử dụng tính năng này là việc thao tác sẽ khá chậm. Thôi thì Excel cũng đã chậm rồi thì chúng ta cẩn thận nhé.

2. Đặt password file Excel

7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel - Password

Công dụng:

Tính năng này giúp chúng ta bảo vệ những dữ liệu nhạy cảm khỏi những cặp mắt tò mò bên ngoài.

Rủi ro:

Rủi ro lớn nhất là việc quên password. Đối với các tài khoản trực tuyến như Google, Facebook, … thì còn có tính năng “Forget password”. Nhưng đối với Excel thì hoàn toàn không có.

Giải pháp:

Cách phòng tránh an toàn nhất là hãy làm sao để chúng ta không quên password: Đặt password dễ nhớ, lưu lại nơi nào đó, nhờ ai đó nhớ phụ hoặc sử dụng một phần mềm lưu trữ password.

Ngoài ra, hiện tại cũng có 1 số cách để “bẻ khóa” password file Excel nhưng nếu password dài, phức tạp thì có thể mất cả ngày hoặc cả tuần, đôi khi cả tháng. Vì vậy, tốt nhất là nếu chúng ta muốn bảo vệ gì thì hãy giữ gìn thật cẩn thận.

3. Macro và VBA

7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel - Macro and VBA

Công dụng:

Với Macros & VBA, chúng ta có thể tự động hoá các tác vụ lặp lại và tạo các add-in để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc trong Excel. Theo Coffee Excel, Macro và VBA là tính năng mạnh mẽ nhất trong Excel.

Rủi ro:

Macros có thể xóa và ghi dữ liệu, công thức hoặc thậm chí toàn bộ bảng tính mà chả cảnh báo hay warning gì cho chúng ta. Điểm mạnh nhất của Macro là sự tự động gần như hoàn tay và đây cũng là điều nguy hiểm nhất của Macro, một sai lầm nhỏ trong việc Record Macro hay viết hàm VBA sẽ gây ra một sự tàn phá…vô cùng lớn

Và nguy hiểm hơn, khi đã chạy Macro hoặc VBA, Excel KHÔNG CHO PHÉP chúng ta UNDO, và mọi sự “tàn phá” nếu có của Macro và VBA sẽ không thể Undo

Giải pháp:
1. Hãy Record Macro hoặc viết hàm VBA cực kỳ cẩn thận và nhớ..test trước khi chạy thật.
2. Hãy Save File trước khi Run Macro hoặc code VBA, sau đó check thật kỹ. Nếu không ổn thì đừng Save file và mở lại file cũ. Lưu ý, đừng lỡ tay bấm Save nhé.

4. Automatic Calculation và Manual Calculation

7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel - Automatic and Manual Calculation

Công dụng:

Mặc định, Excel sẽ để tính năng Automatic Calculation, lúc này mọi thứ sẽ được tính toán khi chúng ta nhấn ENTER. Nhưng đối với dữ liệu lớn, công thức phức tạp, chúng ta đang “mò mẫm” công thức, chúng ta có thể chuyển sang chế độ Manual Calculation để Excel chỉ tính khi chúng ta muốn.

Rủi ro:

Cả Automatic Calculation và Manual Calculation đều có cái không ổn của nó. Rủi ro của Manual Calculation là chúng ta cứ lấy kết quả đó mà xài mà quên…calculation lại. Rủi ro của Automatic Calculation là cứ sau mỗi cái Enter sẽ là vài phút ngồi hóng hớt Excel, ngồi chờ mòn mỏi

Giải pháp:
1. Với Manual Calculation, chúng ta chỉ cần nhớ là phải Calculation mỗi khi Save hoặc tắt file. Mỗi lần như vậy hơi lâu nên thôi chúng ta chỉ cần lấy ly nước, ăn miếng bánh, đi 1 vòng thư giãn.
2. Với Autimatic Calculation, chúng ta chỉ cần nhớ là file nặng quá thì tắt đi, không thì chúng ta sẽ có những vòng quay đều đặn không biết khi nào dừng.

5. Pivot Table và Pivot Table Refresh

7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel - Pivot Table Refresh

Công dụng:

Pivot Table là tính năng thông kê dữ liệu tự động mạnh mẽ nhất nhì trong Excel, với Pivot Table, chúng ta có thể tạo báo cáo 1 cách gần như tự động mà khỏi phải viết hàm gì cả. Pivot Table có thể xem là một trong những tính năng đạt level thần thánh của Excel.

Rủi ro:

Rủi ro lớn nhất là Pivot Table khá nặng, việc tính toán dữ liệu khi tạo và Refresh Pivot Table mất khá nhiều thời gian. Ngoài ra, có 1 rủi ro nữa của Pivot Table là…người dùng thường quên Refresh hoặc chọn lại vùng mới của Pivot Table khi cập nhật dữ liệu ban đầu. Từ đó làm cho kết quả của chúng ta bị sai

Giải pháp:

Giải pháp ở đây chỉ là cẩn thận và cực kỳ cẩn thận khi sử dụng Pivot Table, chúng ta cần nhớ Refresh, nhớ chọn đúng vùng, nhớ save cẩn thận và mỗi lần Pivot Table tính toán dữ liệu nặng thì chúng ta có thể đi ăn bánh, uống trà ngồi đợi.

6. Ẩn dòng, cột, worksheet

7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel - Hide Row, Columns, Worksheet

Công dụng:

Việc ẩn dòng, cột, worksheet giúp cho các bảng tính hoặc file của chúng ta bớt…xấu hoặc ẩn đi những cái không muốn ai thấy

Rủi ro:

File Excel của chúng ta sẽ ngày càng phình to, và chúng ta có thể sẽ quên đi những gì chúng ta đã ẩn đi. Điều này tạo ra (a) Rất nhiều ô không cần thiết và…bị ẩn, (b) File của chúng ta trở nên nặng hơn và (c) tính toán hậm hơn hẳn

Các hàng và cột bị ẩn có thể gây ra lỗi công thức, đặc biệt khi các công thức được kéo, copy, auto fill mà không biết rằng có ô bị ẩn.

7. Liên kết dữ liệu từ workbooks khác

Công dụng:

Việc liên kết các file Excel khác nhau lại với nhau sẽ làm từng file bớt nặng và tiết kiệm thời gian tính toán

Rủi ro:

Rủi ro lớn nhất của việc này là việc chúng ta gửi file đi mà quên gửi kèm file dữ liệu, hoặc là lỡ tay xóa file đi,… Việc này làm chúng ta bị mất data trong file cần tính, dẫn đến lợi.

Giải pháp:

Để hạn chế điều này, một kinh nghiệm là sau khi hoàn tất việc tính toán hoặc trước khi gửi file Excel ra bên ngoài, chúng ta có thể Break Link bằng cách vào [Ribbon] Data, Group Queries & Connections, Edit Links hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt, E, K (nhấn lần lượt các phím)

7 công cụ mạnh mẽ nhưng nguy hiểm trong Excel - Break Links

Nguồn: Dịch từ Excel Off The Grid

Dịch bởi: Trung Ho

Tặng quà: Excel Grant Chart
THỦ THUẬT EXCEL: SỬ DỤNG AUTOCORRECT ĐỂ TĂNG TỐC ĐỘ NHẬP LIỆU

Bài viết liên quan

Professionals in Finance, Accounting, Auditing. A financial, accounting, auditing Excel lovers.